Как сообщает Ukrainian Wall, Ассоциация юристов Украины обнародовала разъяснение по формированию личных дел работников. Самая распространенная проблема — неправильное оформление копий документов, которые приобщаются к делу. Ошибка, которую часто допускают кадровики, может стать основанием для штрафа при проверке Гоструда.
Что говорит закон о копиях в личных делах
Порядок ведения личных дел регулируется приказом Госкомархива и Кодексом законов о труде Украины. К личному делу приобщаются копии паспорта, идентификационного кода, диплома об образовании, военного билета и других документов. Все они должны быть заверены надлежащим образом — с отметкой «Согласно с оригиналом», датой, подписью и печатью (при наличии). Без этих реквизитов копия юридической силы не имеет.
Отдельно юристы подчеркивают: работодатель не имеет права хранить копии документов, содержащих избыточную персональную информацию, без письменного согласия работника. Это касается, в частности, страниц паспорта со сведениями о семейном положении, детях, месте регистрации.
Три самые типичные ошибки кадровиков
Первая — заверение копий без даты. Если на копии стоит только подпись и печать, но нет даты заверения, инспектор Гоструда может признать ее недействительной. Вторая ошибка — использование копий, сделанных работником самостоятельно, без сверки с оригиналом. Каждая копия должна быть сверена уполномоченным лицом. Третья — хранение в личном деле оригиналов документов вместо копий. Оригиналы трудовой книжки, диплома или военного билета работодатель не имеет права изымать на постоянное хранение.
Какие штрафы грозят
За нарушение законодательства о труде, в частности ненадлежащее ведение кадровой документации, предусмотрена административная ответственность по статье 41 КУоАП. Штраф для должностных лиц составляет от 510 до 1700 гривен. За повторное нарушение — от 1700 до 5100 гривен. Кроме того, по результатам проверки Гоструда может вынести предписание об устранении нарушений, невыполнение которого влечет за собой отдельную ответственность.
Как правильно оформить копию: пошагово
Сделайте копию документа на качественном оборудовании, чтобы текст был читаемым. Сверьте копию с оригиналом. Нанесите отметку «Согласно с оригиналом» — вручную или с помощью штампа. Поставьте дату заверения, подпись уполномоченного лица с расшифровкой и печать (если юрлицо использует печать). После этого копия приобретает статус официального документа и может быть приобщена к личному делу работника.
Ранее Ukrainian Wall писал: трудовая книжка: стаж могут не зачесть — кому срочно подать документы.
