Після початку повномасштабної війни тисячі працівників були призвані на військову службу. Як раніше писав Ukrainian Wall, це створило для роботодавців не лише кадрові труднощі, а й низку питань щодо правильного відображення таких осіб у податковій та пенсійній звітності.

Одне з найпоширеніших питань стосується того, чому у відомостях про застрахованих осіб мобілізований працівник іноді виглядає так, ніби перебуває у відпустці без збереження заробітної плати. Як пояснює інспекція з питань праці Дніпровської міської ради, причина — у технічних особливостях обробки даних, а не в юридичному статусі працівника.

Мобілізація — не відпустка за власний рахунок

Мобілізований працівник не перебуває у відпустці без збереження зарплати. Його трудові відносини з роботодавцем не припиняються — він увільняється від роботи на підставі призову на військову службу. При цьому за ним зберігаються місце роботи та посада.

Відпустка без збереження заробітної плати оформлюється за заявою працівника, тоді як мобілізація підтверджується повісткою та наказом роботодавця про увільнення від роботи. Це принципово різні підстави відсутності на робочому місці.

Чому виникає плутанина

У системі звітності відсутній окремий код для мобілізованих працівників, які не отримують виплат від роботодавця. Через це програмні системи використовують технічні механізми відображення осіб, які перебувають у трудових відносинах, але не мають нарахованого доходу. У результаті у відомостях про застрахованих осіб можуть з'являтися ознаки, схожі на відпустку без збереження заробітної плати.

Водночас юридично та фактично це абсолютно різні підстави відсутності працівника на роботі.

Як правильно відображати мобілізованого у Додатку 1

Навіть якщо підприємство не здійснює виплат мобілізованому працівнику, його необхідно щомісяця відображати у Додатку 1 Об'єднаної звітності. Основні правила такі:

  • у графі 8 зазначається стандартна категорія застрахованої особи — «1» або «2» для осіб з інвалідністю;
  • у графі 14 вказується кількість календарних днів перебування у трудових відносинах;
  • графа 13, яка призначена для відпустки без збереження зарплати, не заповнюється.

Саме відсутність даних у графі 13 є ключовою ознакою того, що працівник не перебуває у відпустці за власний рахунок.

Що з іншими додатками

Якщо мобілізованому працівнику не нараховуються виплати, у Додатку 4ДФ його не показують. Якщо ж роботодавець здійснює добровільні виплати, вони вважаються заробітною платою та відображаються з ознакою доходу «101».

Сам факт призову на військову службу не є кадровою подією для Додатка 5, тому окремо в цьому додатку він не зазначається.

Чому це важливо для роботодавця

У звітності Пенсійного фонду мобілізовані працівники без нарахованої заробітної плати можуть потрапляти до переліків осіб, які зовні нагадують працівників у відпустці без збереження зарплати. Це пов'язано з особливостями обробки даних. Через це роботодавці інколи отримують листи від інспекції з питань праці навіть у випадках, коли порушень немає, а відсутність нарахувань пояснюється мобілізацією працівника.

Правильне відображення мобілізованих працівників у звітності дозволяє уникнути помилок, а також забезпечує коректний облік страхового стажу військовослужбовця і підтвердження його статусу застрахованої особи.

Раніше Ukrainian Wall писав: фоп закривають бізнес: яку звітність доведеться подати в останній раз.